El uso de redes sociales está cada vez más extendido y las empresas se enfrentan a la disyuntiva de cómo gestionar el uso de estas herramientas por parte de sus empleados para crear una comunicación fluida sin que la reputación ni la seguridad de la organización se vea comprometida.
En primer lugar, la empresa siempre debe animar a participar en el mundo del social media, independientemente del sector en el que desarrolla su actividad.
Esta iniciativa no está ni mucho menos reñida con el cumplimiento de una serie de normas diseñadas para regular esta actividad siempre que afecte a la propia organización.
Para aquellas empresas que están preocupadas por cómo gestionar de manera adecuada la presencia de los empleados en social media, el siguiente decálogo os servirá de orientación:
1. Separar, en la medida de lo posible, el ámbito profesional del personal. Se recomienda a los empleados tener dos cuentas, una para cada ámbito perfectamente identificables. Si el empleado habla desde la profesional, las opiniones estarán en línea con las de la empresa. Si habla desde la personal, se debe dejar claro ésto mismo, que los comentarios son personales y no representan la postura oficial de la empresa.
2. Cuidar la reputación de la empresa. En línea con lo anterior, si el empleado tiene dudas sobre la publicación de una información, es mejor que evite hacerlo o bien lo consulte con el departamento responsable del área de social media.
3. Respetar el universo comunicativo de la empresa. La organización tiene su imagen corporativa, su site, sus dominios, etc. Nunca se deben utilizar logotipos o imágenes de la empresa para blogs o perfiles personales, de igual manera que tampoco se deben crear webs ni perfiles similares a los de la empresa sin el consentimiento de ésta.
4. Usar las redes sociales con moderación. La empresa debe alentar a sus trabajadores a estar presentes en redes sociales pero sin que esta actividad interfiera en su labor diaria de trabajo.
5. Respetar la confidencialidad. Nunca se debe difundir información confidencial de la empresa.
6. Respetar las opiniones de otros usuarios. Está prohibido realizar ataques personales o utilizar un lenguaje ofensivo. Además, se animará a los trabajadores a respetar la netetiqueta. Esto supone evitar el borrado de comentarios por el solo hecho de que no gusta lo que pone, hacer spam o promocionar un producto o servicio en vez de dialogar.
7. Evitar la difusión de imágenes de personas sin permiso. Se evitará en cualquier canal de comunicación la difusión de fotografías o vídeos en los que se pueda identificar a personas sin el expreso consentimiento de éstas.
8. Respetar la propiedad intelectual. Se animará a los empleados a ser originales y auténticos. Además, quedará prohibido hacerse eco de rumores sin fundamento o provenientes de fuentes difusas.
9. Guardar copia de todas las comunicaciones. Se establece como normal la copia o captura de aquellas comunicaciones en redes sociales en la que esté presente la organización. Los empleados deben recordar que, aunque se elimine por ejemplo un tweet, si éste ya se había retwitteado, el mensaje permanece.
10. Utilizar el sentido común. Todos los empleados conforman la imagen de la empresa, incluso en sus comunicaciones personales. Por ello, en canales tan virales como las redes sociales, debemos tener cuidado con lo que escribimos.
Podéis completar este decálogo con vuestras aportaciones. ¿Cuál os parece la norma más importante? ¿Y las más difícil de cumplir?
GEMA DIAZ PALOMAR 