Con el auge de las redes sociales, la manera de comunicarnos con compañeros, amigos, clientes o proveedores está variando. Aún así, la mayor parte de las empresas sigue utilizando de manera habitual el correo electrónico como herramienta de comunicación.
Actualmente, ya se están instaurando en las empresas otro tipo de sistemas que fomentan la inmediatez y facilitan la interactividad entre emisor/es y receptor/es: mensajería instantanea, telefonia VoIP, multiconferencias vía web, etc, debido a la ventaja que nos proporciona la convergencia entre vídeo, voz y datos.
Aunque con el tiempo se optará por estos sistemas de comunicación, es conveniente no olvidar que las herramientas ayudan pero no son determinantes a la hora de una buena recepción del mensaje. Por ello, cuando escribimos un email, es recomendable tener en cuenta una serie de ideas para que no existan malentendidos y nuestro mensaje sea correctamente interpretado:
1. Debemos ser directos, nunca escribir más de tres párrafos (salvo que sea obligatorio) de 6 líneas cada uno. Tampoco debemos irnos por las ramas con el contexto sino que tenemos que exponer nuestras intenciones, en la medida de lo posible, desde la primera línea. Un correo electrónico es como una noticia, si el receptor se aburre, no le interesa o se ha perdido no llegará al final y no conseguiremos nuestro objetivo. Además, en emails extensos, el índice de respuesta disminuye drásticamente por la pereza que producen.
2. Subject interesante. Como comentaba antes, un correo electrónico es como una información periodistica, tiene que enganchar al receptor desde el titular, si no, ni se molestará en abrirlo. Ten en cuenta que la gente recibe miles de email al día
3. Evitar largas listas de direcciones de correo en el destinatario (TO y CC (Carbon Copy)). A todos nos gusta recibir una comunicación personalizada siempre que se pueda. Si es necesario hacer comunicaciones masivas, es mejor que crees listas de distribución. Así también evitarás errores en las direcciones.
4. Evita emails de cadena, fotos de mal gusto o presentaciones de más de 3Mb sobre paisajes del mundo. Tanto si eres supersticioso, como si la foto te parece lo mejor que has visto en mucho tiempo o la presentación el mejor de los detalles para desear buenos días a tus compañeros de trabajo, créeme, ellos tienen cosas mejores que hacer. Una broma tiene gracia, diez satura y no solo el buzón.
5. Cuidado con el BCC (Blind Carbon Copy). En las empresas no está bien visto que mandes correos con usuarios ocultos, es una manera de engañar a tu receptor.
6. Si eres una empresa y mandas newsletters o comunicaciones comerciales vía email, comprueba:
- 1. que no se recibe como spam: si el correo lleva contenido inapropiado puede ser bloqueado por la seguridad lógica del destinatario (antispam). Ojo con no hacer caso de esto porque podemos caer en una blacklist
- 2. que se puede visualizar perfectamente sin necesidad de descargar imágenes, software, etc. (nunca está de más facilitar además un link de descarga del diseño desde una web)
- 3. que el peso no es excesivo. Si bloqueas el buzón de tu receptor se acordará de ti, seguro, pero no por lo que tu quieres.
Además, un lenguaje directo, sencillo, sin dobles intenciones ni ironias son claves para que el email que envíes cumpla su función a la perfección.
GEMA DIAZ PALOMAR 